📖Reports
La section "Reports" vous permet de mettre en place des rapports récurrents personnalisés afin de recevoir des résumés de votre veille directement par email. Ces rapports sont personnalisables et peuvent être liés à plusieurs sujets / sous-sujets / réseaux sociaux ...
Vous pouvez créer autant de "reports" que vous souhaitez, leur nombre n'étant pas limité.
1. Création d'un rapport
Vous pouvez commencer à créer un rapport via la partie Explore de votre plateforme, en cliquant sur l'icône "disquette" de votre interface. En cliquant sur cette "disquette", plusieurs options s'offrent à vous : - Create Alert - Create Report
C'est cette dernière qui nous intéresse.
En cliquant sur l'onglet "reports" sur votre plateforme, la page de gestion des rapports s'ouvre et vous permet de visualiser les rapports (actifs et inactifs) et également avoir l'option de créer un nouveau rapport.
Les différentes étapes
La première étape dans la mise en place d'un rapport est de donner un titre.
Nous vous conseillons de donner un titre suffisamment explicite (ex : Veille Marque - Détection d'Influenceurs ...) afin que tous les destinataires du rapport puisse bien comprendre ce qu'ils reçoivent.
Deuxièmement, choisissez les destinataires à qui le rapport sera envoyé. Vous pouvez ajouter autant de destinataires que souhaité, cela peut être des personnes qui ont accès ou non à Visibrain.
Ensuite choisissez un mode de réception, Visibrain vous propose 5 modes de réception des rapports : - Email - Slack - Telegram - Teams - SMS (option payante)
Si vous souhaitez utiliser un autre mode de réception, adressez-vous à votre chargé(e) de compte.
Enfin choisissez la fréquence d'envoi, Visibrain vous propose plusieurs types de fréquence : - Toutes les heures - Tous les jours à certaines heures - Certains jours de la semaine (particulièrement utile pour différencier la semaine du WE et adapter son rapport en fonction) - Certains jours du mois
Mise en place des différentes sections
En cliquant sur "create report" via l'onglet Explore, Visibrain vous propose une pré-sélection de sections basées sur le sujet / sous-sujet / réseau sur lequel vous étiez. Cette pré-sélection se compose des éléments suivants : - Volume - Top Posts (triés par le nombre de retombées générées sur la période) - Top Influenceurs (triés par le nombre de retombées générées sur la période).
AJOUT MANUEL DES SECTIONS
En cliquant sur "ADD SECTION" vous avez la possibilité d'ajouter une section à votre rapport automatique.
il vous faudra alors sélectionner un sujet ou sous-sujet sur lequel vous souhaitez baser votre rapport.
Pour chaque réseau, plusieurs options vous sont proposées correspondant aux différentes types de données / analyses de la plateforme. Chaque choix de données vous ouvre également d'autres options de personnalisation et de tri :
Volume Timeline: Tweets Timeline: Impressions Tweets Users Articles Links Hashtags Mentions Expressions Websites (Subdomains) Websites (Top Level Domains) Languages Emojis Genders Occupations Interests Countries Regions Cities
UTILISATION DES MAQUETTES DE RAPPORTS
L'option "ACTION" en haut à gauche vous permet d'ajouter une maquette par défaut sur un autre sujet / sous-sujet / réseau :
FINALISATION DU RAPPORT
Une fois toutes vos sections choisies et ordonnées, vous pouvez décider de leur donner un titre individuel et personnalisé.
Nous vous invitons à personnaliser les titres des sections afin d'être le plus clair possible, afin que le destinataire final du rapport puisse mieux comprendre l'information qu'il reçoit.
L'OPTION "NE PAS DÉRANGER"
L'option "ne pas déranger" vous permet de spécifier les jours et heures auxquelles vous ne souhaitez pas recevoir ce rapport. Par défaut, aucune case n'est cochée.
Nous vous conseillons d'utiliser cette option pour ne pas recevoir de rapport "hors heures ouvrées" dans le cadre d'un rapport horaire ou pendant les jours où vous ne serez pas disponible pour lire le rapport (par exemple le WE) dans le cadre d'un rapport quotidien.
La dernière étape sera de bien SAUVEGARDER VOTRE RAPPORT
2. L'onglet REPORTS
La page reports vous permet de visualiser la liste entière des rapports actifs ou inactifs sur votre compte. Ceux ou la case "state" est cochée sont actifs, ceux où elle est décochée sont inactifs.
Si vous décochez cette case, le rapport sera désactivé pour tous les destinataires d'un rapport.
PRÉVISUALISER VOTRE RAPPORT
Plusieurs options de Prévisualisation des rapports sont disponibles sur l'onglet Reports, pour y accéder : cliquez sur le bouton "Action".
SEND BY EMAIL
L'option "Send By Email", vous permet d'envoyer votre rapport sur la période de temps que vous souhaitez aux destinataires que vous souhaitez.
DOWNLOAD PDF
L'option "Download PDF" vous permet d'exporter sous format PDF le rapport sur la période de temps que vous souhaitez.
VIEW WEB VERSION
L'option "View Web Version" vous permet de pré-visualiser votre rapport sur la période de temps souhaitée en version Web.
Enfin l'option DELETE vous permet de supprimer le rapport afin de ne plus le recevoir.
Ces options de prévisualisation vous permettent de vérifier :
Qu'il n'y a pas d'erreur dans la construction de votre rapport
Que les données qui y figurent sont les bonnes
De permettre aux destinataires du rapport d'avoir un aperçu de ce à quoi le rapport va ressembler
D'envoyer de manière très rapide de l'information aux personnes qui en ont besoin
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